Externalizarea serviciilor de contabilitate și avantajele ei

Externalizarea este un termen despre care auzim vorbindu-se des în ultima vreme, fiind un proces pe care mulţi vor să arate că îl cunosc dar despre care, în cele din urmă, se dovedeşte că nu ştiu decât aspectele superficiale. Da, aceasta are legătură cu mediul extern al unei entităţi, aşa cum ne sugerează cuvântul în sine, însă adevăratele semnificaţii sunt mult mai profunde şi complexe. Externalizarea (cunoscută şi ca outsourcing) reprezintă procesul de delegare a uneia sau a mai multor sarcini realizate în interiorul companiei, unei alte societăţi pe baza unui contract de prestare servicii, în vederea obţinerii unui plus de eficienţă şi o reducere a costurilor. Fenomenul nu se potriveşte unei categorii anume de sarcini sau de activităţi, subcontractarea fiind o alternativă pentru serviciile IT, marketing, web design, contabilitate şi consultanţă fiscală, resurse umane etc.

În domeniul contabil lucrurile sunt foarte clare la momentul actual şi de aceea tot mai multe companii renunţă la a mai ţine „in-house” acest sector care nu le aduce în mod direct un plus de valoare. Activităţile de back-office care cer multă resursă umană şi materială se transformă într-un avantaj semnificativ pentru concurenţa care a înţeles deja în ce constă externalizarea şi o şi practică. Este adevărat că parcurgerea primelor etape în vederea externalizării poate fi descurajantă şi poate necesita ceva mai mult timp pentru a căuta firma de contabilitate potrivită şi a stabili condiţiile contractuale, însă rezultatele merită efortul.

Ideea conform căreia doar companiile mari sau multinaţionalele ar trebui să recurgă la externalizare este una greşită. IMM-urile se pretează la fel de bine la asemenea tactici pentru diminuarea costurilor şi chiar mulţi experţi recomandă externalizarea serviciilor de contabilitate încă de la început, pentru că acestea nu-şi permit angajarea multor persoane specializate şi astfel pot evita problemele generate de tranziţie.

Problemele serviciilor in-house pentru care externalizarea este soluţia:

• Societatea se confruntă cu probleme generate de condiţiile fiscale şi consideră că adaptarea la schimbările dese de legislaţie este lentă – În aceste cazuri, firmele mari deşi au o flexibilitate mai mare, tot ar avea nevoie de majorarea resurselor pentru a face faţă; iar companiile mici ar avea de ales între a suporta costuri suplimentare sau a-şi asuma riscul de a plăti penalităţi/amenzi/dobânzi de întârziere pentru neaplicarea la timp a normelor.
• Managerul consideră că departamentul de contabilitate costă prea mult – Aici fiind vorba despre un cumul de costuri, de la formarea profesională a angajaţilor şi cheltuielile cu licenţele de software, până la costul obiectelor de inventar şi chirii.
• Sunt suspectate nereguli în ceea ce priveşte rapoartele financiare primite – Lucru ce se întâmplă nu din intenţie ci ca rezultat al unor erori de calcul sau înregistrare.
• Sunt încălcate regulile de confidenţialitate referitoare la salariile angajaţilor – Situaţie ce poate genera tensiuni în interiorul societăţii.
• Departamentul contabil se confruntă cu o fluctuaţie mare de personal ce destabilizează activitatea companiei – Imposibilitatea menţinerii angajaţilor pentru o perioadă mai lungă de timp din diverse motive poate afecta şi celelalte departamente.

Avantajele externalizării serviciilor de contabilitate:

1. Responsabilitatea respectării termenelor de implementare a schimbărilor fiscale este transferată companiei subcontractate – Aceasta se ocupă şi răspunde integral de întocmirea corectă a documentelor în termenele prevăzute de lege, altfel va suporta consecinţele încălcării normelor legislative.
2. Costurile cu serviciile de contabilitate sunt reduse – Compania are de achitat doar valoarea stabilită prin contract pentru primirea serviciilor de contabilitate, eliminând cheltuielile cu angajaţii, formarea lor profesională sau deplasarea acestora către instituţiile fiscale, cheltuielile cu licenţele de software, obiecte de inventar, chirii etc.
3. Dispare riscul de a avea erori în documentele contabile şi rapoartele financiare – Angajaţii firmei specializate sunt profesionişti ce au capacitatea de a repera cea mai mică greşeală existentă înaintea externalizării şi de a o elimina înainte de a produce consecinţe grave. Aceştia prelucrează datele primite, le verifică, le listează şi le raportează cu maximă acurateţe.
4. Confidenţialitatea informaţiilor contabile şi implicit a salariilor angajaţilor este asigurată de către firma subcontractată – Astfel nu va mai exista riscul unor scurgeri de informaţii între departamente.
5. Managerul companiei nu se va mai confrunta cu probleme de personal în acest departament – Nu se mai pune problema de fluctuaţie de personal, de timp pierdut pentru a organiza interviuri de angajare sau de riscul de a angaja o persoană insuficient calificată. În firma specializată va exista întotdeauna un profesionist care să se ocupe de documentele companiei şi care poate gestiona situaţiile de criză.
6. Specialiştii din firma de contabilitate caută în permanenţă cele mai bune soluţii pentru compania contractantă – Angajaţii sunt mereu la curent cu noutăţile legislative şi îi pot oferi consultanţă managerului pentru a-l ajuta să găsească varianta de administrare cea mai bună în vederea maximizării profitului.
7. În cazul unor controale fiscale, firma de contabilitate reprezintă compania şi îşi asumă răspunderea raportărilor în faţa autorităţilor.

Presupuse dezavantaje ale externalizării:

• Riscul de a externaliza şi know-how-ul companiei – Idee ce se dovedeşte a fi greşită, deoarece contabilitatea nu este un departament ce ar putea pune în pericol ideea originală şi inedită dintr-o afacere iar contractul dintre cele două firme reglementează confidenţialitatea datelor furnizate.
• Crearea unui dezechilibru pe piaţa muncii – Este adevărat că pe termen scurt se dizolvă un număr de posturi din companiile ce externalizează dar, odată cu creşterea numărului de outsourcing-uri, firmele de contabilitate vor avea nevoie de resursă umană iar profesioniştii ce au rămas iniţial fără loc de muncă se vor reangaja (se face astfel şi o selecţie a oamenilor calificaţi din domeniu). În acelaşi timp, compania ce a externalizat poate folosi acea reducere de costuri pentru a crea locuri de muncă în alte departamente (de exemplu în cel de producţie) restabilind pe termen lung echilibrul pe piaţa muncii.

Dacă printre problemele companiei dumneavoastră se numără și cele menționate mai sus sau dacă pur și simplu căutați o firmă de contabilitate în București ,ne puteți contacta completând formularul de contact sau telefonic.

Sursa foto: pixabay