Consultanță și servicii resurse umane pentru operatorul de servicii de curățenie a cărui activitate se desfășoară în domeniile Retail (reţeaua de magazine Carefour și Aeroportul Henri Coandă Otopeni)

Obiectiv

     Încă de la începutul proiectului, fiind în cunoştinţă de cauză privind însemnătatea domeniului de activitate (curăţenie) ştiam că ne vom afla în faţa unui proiect de anduranţă cu multe intrări şi ieşiri lunare, în care fluctuaţia este elementul definitoriu. A fost şi este o provocare pentru noi să întocmim bine, la timp şi cantitativ volumul de documente necesar clientului pentru o bună gestionare a proceselor de relaţii de muncă;
    Ne aşteptam la un volum mare de controale din partea ITM-urilor locale. Aveam un singur obiectiv: fără amenzi, motiv pentru care i-am garantat clientului răspunderea profesională în cazul unor sancţiuni din culpa noastră, pentru serviciile resurse umane, salarizare și administrare de personal. 
    Obiectivul consultanţilor City Square Center alocaţi proiectului de administrare personal, resurse umane şi salarizare pentru clinetul nostru Sc Deziclean Srl, a fost să implementeze şi să respecte toate reglementările legale aplicabile la nivelul serviciilor de curăţenie, să asigure organizarea turelor de muncă precum şi necesarul de salariaţi pentru beneficiarii clientului nostru şi să menţină clientul informat despre toate modificările apărute pe perioada colaborării.

Provocările proiectului

         Având în vedere varietatea de beneficiari ai serviciilor de curăţenie oferite de clientul nostru Sc Deziclean Retail Division Srl, care au politici diferite, programe diferite de lucru (tură de zi/ 2 ture pe zi/ 3 ture pe zi) precum şi practici de management operaţional diferite, proiectul este o provocare continuă în ceea ce priveşte:

• Realizarea la timp a tuturor documentelor ce fac obiectul serviciilor de resurse umane;
• Respectarea prevederilor legale din HG 500/2010 şi Legea 53/2003-Codul Muncii;
• Realizarea şi organizarea planificărilor pentru turele de muncă respectiv asigurarea personalului în funcţie de politicile aplicate la nivelul beneficiarului, numărul de posturi pe fiecare obiectiv şi asigurarea continuităţii serviciului de curăţenie în locaţiile cu program zilnic neîntrerupt;
• Comunicarea permanentă cu şefii de obiective în vederea asigurării fluxului de documente şi înregistrări specifice în domeniul serviciilor de resurse umane;
• Calculul salariilor în conformitate cu munca prestată în condiţii normale, munca de noapte, munca în timpul repausului săptămânal, pentru fiecare obiectiv în parte dar şi pe întreaga societate, respectiv alte servicii specifice de salarizare şi administrare de personal (calcul concedii medicale, gestiunea concediilor de odihnă etc.);
• Participarea la un număr mare de controale ITM (lunar şi uneori mai des) atât în plan local cât şi în plan naţional, cu pregătirea documentelor specifice de resurse umane şi salarizare;
• Consultanţă şi servicii de resurse umane pentru activităţi specializate de curăţenie privind:
  – aplicarea procedurilor legale de cercetare disciplinară
  – răspundere materială
  – medierea petiţiilor
  – dialog social

Cum am rezolvat proiectul

       În cazul clientului Sc Deziclean Retail Division Srl, companie care oferă servicii de curăţenie către beneficiarii din Bucureşti şi provincie, a trebuit să ne adaptăm dinamic privind consultanţa şi serviciile de resurse umane, serviciile de salarizare şi administrare de personal asigurate de consultanţii City Square Center.  Dimensiunea companiei a crescut permanent, la fel şi numărul de obiective. Oameni mulţi înseamnă probleme şi nevoi mai multe, implicit dezvoltarea unei infrastructuri care să susţină procesul operaţional.
           A fost necesar şi este în continuare nevoie de adaptare la nevoia clientului şi susţinerea lui. E uşor să îi spui ce prevede legea, mai greu este să îi pui la dispoziţie şi soluţia care să îi permită să continue.
            În tot acest timp am fost aproape de management şi de personalul operaţional, dezvoltând proceduri şi politici din domeniul serviciilor de resurse umane şi anume:

• Administrare de personal (întocmire contracte individuale de muncă, acte adiţionale, decizii de încetare, adeverinţe) – în conformitate cu Legea 53/2003- Codul Muncii;
• Întocmirea şi modificarea fişelor de post;
• Întocmirea clauzelor facultative ale contractului individual de muncă; 
• Întocmirea, modificarea şi revizuirea Regulamentului de Ordine Internă;
• Întocmirea şi modificarea ori de câte ori este nevoie a organigramei funcţionale;
• Administrarea şi răspunderea profesională privind operarea în Revisal (HG 500/2011);
• Întocmirea documentelor şi participarea la cercetările prealabile disciplinare;
• Organizarea turelor de muncă în funcţie de programul de lucru al beneficiarului;
• Întocmirea planificărilor timpului de lucru; 
• Calculul salariilor cu respectarea prevederilor legale privind munca de noapte, munca suplimentară, munca pe perioada repausului săptămânal şi munca în sărbătorile legale;
• Informarea în timp util a clientului despre contravaloarea taxelor şi contribuţiilor ce rezultă conform statului de plată / trebuie achitate  lunar către bugetul de asigurări şi bugetul de stat, respectiv depunerea declaraţiilor lunare;
• Consultanţă privind:
  – Legea 263/2010- Legea Pensiilor,
  – Legea 95/2006- Legea Sănătăţii,
  – OUG 96/2003 privind protecţia maternităţii,
  – Legea 76/2002- Legea Șomajului;
• Întocmirea dosarelor de recuperare a sumelor  de la FNUASS;
• Negocierea şi întocmirea contractului colectiv de muncă;
• Reprezentarea în faţa organelor de control ITM;
• Reprezentarea în faţa organelor de control AJOFM.
   Am oferit consultanţă şi servicii în domeniul resurse umane şi salarizare dar am fost prezenţi şi în teritoriu, la controalele ITM organizate de inspectoratele din Teleorman, Braşov, Sibiu, Moldova Nouă, Constanţa, Bucureşti şi multe altele.

Rezultat

    Clientul Sc Deziclean Retail Division Srl se află în continuare în portofoliul şi administrarea consultanţilor City Square Center şi se bucură de aceeaşi calitate a serviciilor încă din anul 2011, conform căreia:

• nu au fost înregistrate sancţiuni în urma controalelor ITM;
• nevoile beneficiarilor au fost îndeplinite;
• clientul se poate concentra pe dezvoltarea afacerii.

Sursa foto: Sursa foto

Ce spune clientul despre proiect

City Square Center ne-a reprezentat firma la zeci de controale ale Inspectoratelor de Muncă – nu dintr-un singur județ, ci din mai multe. Faptul că în toată această perioadă și în urma acestor controale nu am primit nici măcar o amendă, cred că spune esențialul despre colaborarea noastră. Mulțumesc pentru suport, CSC!

Gabriel Ionel Teodorescu

Consultanții pe acest proiect

George Răuți

Manager proiect - Consultant Dreptul Muncii, relaţii individuale şi colective de muncă, în plan naţional şi comunitar

Ce-l recomandă

“În calitate de manager de proiect şi reprezentant al serviciului de consultanţă, îmi doresc să fiu un singur lucru pe perioada colaborării şi anume “răspunsul la nevoile clientului meu”. Am considerat mereu că dacă îi ofer clientului meu timp să îşi dezvolte afacerea, prevenind situaţiile consumatoare de timp, sancţiunile şi pierderile materiale neprevăzute, reprezentându-l de cele mai multe ori personal în faţa organelor de control, îi ofer poate nevoia cea mai de preţ: “timp să îşi dezvolte afacerea”. Asta cred că am reuşit în acest proiect prin ceea ce am oferit ca şi consultant şi cred că este important pentru un manager cu viziune să poată să o transforme în realitate.”